Primers passos

Constituir una entitat sense ànim de lucre implica definir bé el projecte, escollir la forma jurídica adequada i completar una sèrie de tràmits legals i administratius.

A continuació es detallen els passos clau per fer-ho:

1. Pensar el projecte i escollir la forma jurídica

Abans d’iniciar cap tràmit, cal definir la finalitat de l’entitat, a qui s’adreça, quines activitats desenvoluparà i amb quins recursos comptarà. També és necessari escollir la figura jurídica que millor s’adapti al projecte:

• Associació: estructura participativa, sense aportació econòmica inicial, basada en l’assemblea i la junta directiva.
• Fundació: requereix una dotació mínima de 30.000 €, es governa mitjançant un patronat i té un funcionament més regulat.
• Cooperativa d’iniciativa social: necessita una aportació mínima de 3.000 € i funciona amb gestió democràtica de les persones sòcies.

L’elecció ha de garantir la viabilitat i sostenibilitat del projecte. 

2. Redactar i signar l’acta fundacional

L’acta fundacional és el document que formalitza la voluntat de crear l’entitat. Ha d’incloure les dades bàsiques de constitució, la identificació de les persones fundadores, la voluntat expressa de constituir l’entitat, la incorporació dels estatuts i la designació inicial dels òrgans de govern.

En el cas de les fundacions, aquest document s’ha de formalitzar obligatòriament davant notari mitjançant escriptura pública.

3. Redactar els estatuts

Els estatuts són la norma interna de l’entitat i regulen el seu funcionament. Han de definir, com a mínim, les finalitats, l’àmbit d’actuació, el règim de les persones sòcies, els drets i deures, els òrgans de govern, el règim econòmic i els procediments de presa de decisions.

• Recomanacions per a la redacció dels estatuts - ENS de l’Associacionisme Cultural Català

4. Definir les persones sòcies i els òrgans de govern

Cal determinar quines persones formen part de l’entitat, amb quina categoria, i establir els rols de govern. En les associacions, la junta directiva ha d’estar formada com a mínim per presidència, secretaria i tresoreria.

En les fundacions, el patronat inicial es fixa a l’escriptura de constitució, i en les cooperatives el govern recau en l’assemblea de persones sòcies i el consell rector.

Sobre les persones sòcies

Sovint es pensa que per ser sòcia o soci d’una entitat cal pagar una quota, però això no és obligatori per defecte.

Als estatuts de l’entitat és on s’ha d’especificar tot el que fa referència a les persones sòcies: els requisits per ser-ho, els seus drets i deures i, si escau, si existeix una quota de socis i quin import té, o bé si no n’hi ha cap.

Per tant, en el moment de redactar els estatuts, l’entitat decideix lliurement si les persones sòcies pagaran quota o no.

5. Inscripció al registre

La inscripció al Registre d’Entitats Jurídiques de la Generalitat de Catalunya és imprescindible perquè l’entitat adquireixi personalitat jurídica. Per fer-la cal presentar l’acta fundacional, els estatuts signats, la sol·licitud oficial i el justificant del pagament de la taxa corresponent.

Un cop inscrita, l’entitat pot iniciar l’activitat de manera legal.

Casos específics

Algunes entitats tenen registres específics segons la normativa sectorial. Per exemple, les entitats o clubs esportius no s’inscriuen al Registre d’Entitats generals sinó al Registre d’Entitats Esportives (REE) de la Generalitat de Catalunya, que és el registre públic previst per aquest tipus d’entitats i que els atorga reconeixement legal en l’àmbit de la Llei de l’Esport.

6. Sol·licitud del NIF a Hisenda

Després de la inscripció al registre, cal sol·licitar el NIF de l’entitat davant l’Agència Tributària. Aquest pas és necessari per operar econòmicament, obrir un compte bancari, emetre factures, contractar personal o sol·licitar subvencions.

7. Model de protecció de dades

Si l’entitat tracta dades personals (persones sòcies, voluntàries, usuàries o treballadores), ha d’adaptar-se a la normativa de protecció de dades. Això implica definir un model de gestió de dades, informar adequadament les persones afectades i garantir la seguretat i confidencialitat de la informació.

En el següent enllaç trobareu una plantilla. Font: Centre de Recursos per a les Associacions Juvenils de Barcelona. 

8. Inscripció a altres censos (si escau)

Segons l’activitat, l’entitat pot donar-se d’alta en altres censos específics, com ara el Cens del Voluntariat, el Registre d’ONGD, el Cens d’entitats juvenils o el Registre d’Entitats de Medi Ambient, entre d’altres. Aquestes inscripcions poden facilitar l’accés a recursos, subvencions o reconeixement administratiu.

Documentació obligatòria de l’entitat

Un cop constituïda, l’entitat ha de disposar d’una documentació mínima obligatòria per al seu funcionament. Concretament, ha de tenir:

• el llibre de socis/es
• el llibre de caixa o de comptabilitat,
• i el llibre d’actes.

Aquests llibres poden portar-se en format digital i han d’estar actualitzats, ja que són necessaris tant per al bon funcionament intern de l’entitat com davant de possibles requeriments administratius.