Saltar a la navegació Informació de contacte

3.2.1 Arxiu i Gestió Documental

Arxiu i Gestió documental

Descripció

El servei d’Arxiu i Gestió Documental s’encarrega de gestionar, organitzar i tractar la documentació generada pel Consell Comarcal de l’Alt Penedès en l’exercici de les seves funcions amb l’objectiu de facilitar l’accessibilitat del fons documental al públic.

Per tal de classificar i ordenar la documentació emesa i rebuda pel Consell Comarcal, s’ha de tenir un instrument que permeti una bona gestió documental. Una de les eines més importants utilitzades per l’organització és el Quadre de Classificació. Des d’aquest servei s’elabora i s’actualitza el Quadre perquè tingui relació amb els nous procediments i tràmits que va generant el Consell.

També té la funció de realitzar calendaris de conservació i eliminació de la documentació mitjançant l’aplicació de les Taules d’Accés i Avaluació Documental (TAAD) creades per la CNAATD que informen del termini de conservació d’algunes sèries documentals. Totes les sèries documentals que són destruïdes s’informen al Portal de Transparència de l’ens.

A més, el servei és el responsable de gestionar les transferències de documentació a escala interna, dels diferents serveis al servei d’arxiu i a escala externa, del Consell Comarcal de l’Alt Penedès cap a l’Arxiu Comarcal de l’Alt Penedès.

Condicions d’accés

  • Cal contactar amb el servei.
  • Termini de sol·licitud: tot l’any.

Compromisos de qualitat

  • Proporcionar informació general i sistemàtica de forma immediata a l’usuari/a del Consell Comarcal i dels serveis que ofereix l’Arxiu, en un termini no superior a 10 dies hàbils des de la recepció d’una sol·licitud de consulta.
  • Proporcionar la documentació sol·licitada en consulta en un termini màxim de 3 dies hàbils.
  • Disposar, en el dia i l’hora establerts per a la visita, de tota la documentació demanada, que s’hagi pogut localitzar i que resti en el dipòsit de l’arxiu, a la sala de consulta.

Responsables

A qui es dirigeix?

A la ciutadania en general, especialment a les persones vinculades a l’àmbit de la investigació.

Drets de les persones usuàries

  • Accedir de forma lliure i gratuïta a l’arxiu amb les condicions que disposa la normativa vigent. La ciutadania pot sol·licitar la consulta de documentació administrativa del Consell, ja sigui en suport paper dipositada a l‘Arxiu Central o en suport electrònic, a través d’una Sol·licitud d’Accés a la Informació Pública. També es pot consultar la documentació històrica del Consell dipositada a l’Arxiu Comarcal de l’Alt Penedès.
  • Rebre informació i assessorament especialitzat sobre els fons i els serveis de l’arxiu.
  • Accedir a la consulta dels fons del Consell Comarcal prèvia acreditació i acceptació de les normes bàsiques de la sala de consulta.
  • Accedir als documents i a la seva reproducció d’acord amb el que preveu la normativa interna d’accés, consulta i reproducció de l’Arxiu Comarcal de l’Alt Penedès.
  • Disposar de les condicions adequades de seguretat i comoditat que són necessàries per a la consulta del fons.

Deures de les persones usuàries

  • Utilitzar els documents amb cura, mantenir-ne la integritat i no modificar el seu ordre intern per garantir que puguin ser consultats per futurs usuaris.
  • Contribuir a aquesta preservació respectant la normativa i els procediments establerts.
  • Respectar la legislació en matèria de propietat intel·lectual en reproduccions d’obra original.
  • Citar la documentació de l’arxiu amb les referències corresponents.
  • Contribuir a mantenir un entorn adient per a l’estudi i la investigació.
  • Fer un ús correcte dels equipaments i de les instal·lacions.

Cost per als centres educatius

Gratuït, a excepció de les taxes de reproducció establertes en l’Ordenança fiscal núm. 2 del Consell Comarcal.

Més informació

https://www.ccapenedes.cat/serveisinterns/arxiu-i-gestio-documental

Destaquem